Політика конфіденційності при обробці персональних даних кандидатів

Ми раді, що Вас зацікавила можливість працювати в компанії Flexible Human Services в Нідерландах. Flexible Human Services BV та її афілійовані особи (разом "Flexible Human Services") зобов'язуються захищати конфіденційність та безпеку Ваших персональних даних.

1. Яка мета цього документа?

Ця політика конфіденційності описує, як Flexible Human Services збирає та обробляє Ваші персональні дані, коли Ви використовуєте будь-який з веб-сайтів Flexible Human Services та інших веб-сайтів Flexible Human Services , пов'язаних з роботою, на які є посилання на цих веб-сайтах (разом ми називаємо це "Веб-сайт"), коли Ви надсилаєте своє резюме, подаєте або пов'язані з ним матеріали на Flexible Human Services через інші канали наприклад, через ярмарки вакансій або електронну пошту, а також коли Ви іншим чином запитуєте про роботу на Flexible Human Services або подаєте заявку на роботу на Flexible Human Services, відповідно до Європейського Загального регламенту захисту даних ("AVG") та будь-яких інших застосовних місцевих законів про захист даних (разом іменуються"Положення про захист даних").

Важливо, щоб Ви прочитали цю політику конфіденційності, щоб знати, як і чому Flexible Human Services використовує Вашу особисту інформацію і які Ваші права відповідно до Регламенту про захист даних. Flexible Human Services є контролером даних щодо обробки Ваших персональних даних у зв'язку з Веб-сайтом і пов'язаними з ним базами даних і внутрішніми системами, які використовуються для управління і підтримки вашого профілю кандидата. Це означає, що Flexible Human Services відповідає за визначення цілей і способів обробки Ваших персональних даних у цих системах. Якщо Ви подаєте заявку на роботу в іншу компанію Flexible Human Services, або якщо Ви вступаєте в контакт з іншою компанією Flexible Human Services через заявку на роботу, Ваші дані також будуть оброблятися цією іншою компанією, яка виступає спільним контролером Ваших персональних даних, що обробляються в контексті Вашої заявки та прийому на роботу. Більш детальну інформацію про Контролера(ів), компанії в організації Flexible Human Services , що діють як спільні Контролери, та контактні дані Відповідального за захист даних див. у пункті 12 нижче.

Веб-сайти Flexible Human Services

www.fhs.jobs
www.portal.fhs.jobs

2. Основні принципи захисту даних

Flexible Human Services буде дотримуватися законодавства про захист даних, а це означає, що Ваші дані будуть захищені:

  • будуть використані чесно та прозоро відповідно до законодавства,
  • збираються тільки для важливих цілей, які Flexible Human Services чітко пояснив користувачеві, дані не будуть використовуватися у спосіб, що суперечить цим цілям,
  • будуть належним чином використані для цілей, визначених сайтом Flexible Human Services , і використання буде обмежено виключно цими цілями,
  • будуть точними та актуальними,
  • зберігаються лише стільки, скільки необхідно для цілей, про які Flexible Human Services повідомив користувача,
  • зберігаються в безпечному місці.

3. Яким чином збираються персональні дані користувачів

Flexible Human Services збирає персональні дані кандидатів через наступні джерела:

  • через Вас, користувача Веб-сайту та/або кандидата, через Веб-сайт або через інші канали, які Ви використовуєте для подання аплікаційних матеріалів (наприклад, електронною поштою або на ярмарках вакансій),
  • через третіх осіб, наприклад, рекрутингові агенції та ваші рекомендації,
  • загальнодоступні джерела (наприклад, ділові соціальні мережі).

4. Тип інформації, яку Flexible Human Services зберігає про вас

У зв'язку з вашою заявкою, Flexible Human Services буде збирати, зберігати і використовувати наступні типи персональних даних від Вас ("Персональні дані"):

▪ Інформація, що стосується використання Вами Веб-сайту, наприклад

  • Ваша IP-адреса,
  • Ваші навігаційні дані на Веб-сайті,
  • інформація про браузер і пристрій користувача,
  • інформація, зібрана за допомогою файлів cookie, піксельних тегів та інших технологій,
  • інформація про місцезнаходження, визначена за IP-адресою користувача або іншими геолокаційними технологіями,
  • інформація, яку користувач надає нам через Веб-сайт,

▪ Ваше резюме, включаючи інформацію, яку ми збираємо з Вашого резюме,

  • Ваша заявка на адресу Flexible Human Services та інша інформація, яку Ви надаєте у зв'язку з вашою заявкою, а також інформація, яку Ви надаєте на адресу Flexible Human Services як зміст Вашої заявки, резюме та супровідного листа, включаючи Ваше ім'я та прізвище, посаду, адресу, номер телефону, особисту адресу електронної пошти, дату народження, стать, досвід роботи, навички та кваліфікацію,
  • будь-яка інформація (включаючи результати опитувань або тестів), яку Ви надаєте під час подачі заявки, підбору персоналу, співбесіди, найму або працевлаштування,
  • загальнодоступна інформація про Вас на сайтах ділових соціальних мереж (таких як LinkedIn або Indeed).

Залежно від правової ситуації користувача, ми можемо збирати певні особливі типи персональних даних, включаючи дані про расу/етнічну приналежність або інвалідність, як описано нижче в розділі "Особливі категорії персональних даних".

Ми також запитуємо про Ваше громадянство під час процесу подання заявки. Це робиться з двох причин:

  • Це необхідно для того, щоб переконатися, що Ви приїжджаєте з країни, яка входить до Європейської економічної зони (ЄЕЗ), інакше ми не зможемо Вас працевлаштувати.
  • Для покращення якості Вашого життя. Ми можемо враховувати це при пошуку для Вас відповідної роботи, пропонуючи роботу і житло там, де також працюють і живуть співвітчизники. Це допомагає уникнути відчуття самотності.

5. Цілі та правова основа обробки даних

Персональні дані, зібрані про користувача, будуть використані для:

5.1 використання функцій, пропонованих на Сайті.

Ми надаємо вам доступ до функцій, пропонованих Веб-сайтом, включаючи можливість переглядати і подавати заявки на роботу, шукати роботу і отримувати рекомендації, які можуть вас зацікавити, дізнаватися більше про Flexible Human Services , а також працювати і переміщатися по Веб-сайту. Flexible Human Services буде обробляти ваші персональні дані, виходячи зі свого законного інтересу в підтримці і поліпшенні функціональності Веб-сайту, користувальницького досвіду взаємодії і ефективності кадрової програми Flexible Human Services, яка буде відповідним чином адаптована до ваших інтересів.

5.2 створення облікового запису та подання заявки на роботу на сайті Flexible Human Services.

Ми оцінюємо ваші навички, кваліфікацію та придатність до роботи і посади, на яку ви претендуєте, створюючи ваш обліковий запис і заповнюючи ваш профіль кандидата. Ми можемо частково заповнити ваш профіль кандидата, використовуючи дані з вашого резюме. Ми обробляємо ваші персональні дані, щоб вирішити, чи зв'язатися з вами, запросити вас на співбесіду або здійснити інші кроки з підбору та працевлаштування. Якщо ми вирішимо розглянути вашу заявку або запропонувати вам посаду, ми можемо надіслати вам подальші повідомлення та зібрати рекомендації, перш ніж підтвердити ваше працевлаштування. Незважаючи на будь-які юридичні зобов'язання, Flexible Human Services оброблятиме ваші персональні дані для вищезазначених цілей на підставі згоди, отриманої на ваш запит під час створення вашого облікового запису та/або подання вашої заявки або резюме на посаду (тобто вжиття заходів, необхідних для розгляду вашого запиту або укладення з вами потенційного трудового договору). Ненадання особистої інформації для цих цілей може призвести до того, що Flexible Human Services не зможе розглянути вашу заявку або зробити вам пропозицію про роботу.

5.3 визначення найбільш підходящих кандидатів та професіоналів на дану вакансію.

Ми використовуємо автоматизовані системи або системи на основі штучного інтелекту для аналізу персональних даних, зібраних нами від кандидатів та інших фахівців, а також для прийняття рішень на основі цих даних. Ця технологія покликана значно скоротити час, необхідний для визначення того, чи підходять кандидати на запропоновані посади. Ми здійснюємо цей тип автоматизованої обробки, щоб допомогти рекрутерам зіставити профілі кандидатів/фахівців з вакансіями, пропонуючи найбільш підходящі профілі; таким чином, рішення не ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці. Flexible Human Services оброблятиме ваші Персональні дані, виходячи зі свого законного інтересу покращити та підвищити ефективність своїх HR-процесів. Ненадання Персональних даних для цих цілей може призвести до того, що Flexible Human Services не зможе знайти для вас відповідні вакансії або зробити вам пропозицію про роботу.

5.4 інформувати вас про вакансії, що відповідають вашому профілю.

Ми будемо надсилати вам електронні листи, щоб інформувати вас про вакансії, які можуть вас зацікавити, виходячи з вашого профілю кандидата. Flexible Human Services буде обробляти ваші персональні дані для цієї мети на основі вашої згоди, і ви можете відмовитися від підписки на цю послугу в будь-який час. Якщо ви не надасте свої персональні дані, ви не будете отримувати інформацію про нові вакансії на Flexible Human Services

5.5 інші дії, пов'язані з підбором персоналу та (якщо вам запропонують посаду) працевлаштуванням.

Ми оцінюємо ваші навички, кваліфікацію та інтереси стосовно наших поточних можливостей; ми збираємо публічну інформацію, доступну про вас у соціальних мережах (наприклад, LinkedIn та інших подібних веб-сайтах); ми перевіряємо ваші дані та рекомендації або проводимо перевірку біографії (якщо це дозволено), коли вам пропонують роботу; за запитом ми підтримуємо вас у питаннях імміграції або ліцензування; ми також виконуємо інші дії, пов'язані з процесами підбору персоналу або (якщо вам пропонують посаду) працевлаштування. Flexible Human Services оброблятиме ваші Персональні дані на підставі вашого запиту до укладення трудового договору (тобто вживатиме необхідних заходів на ваш запит для оцінки або укладення потенційного трудового договору), а також на підставі нашого законного інтересу зробити наші HR-процеси більш ефективними. Ненадання Персональних даних для цих цілей може призвести до того, що Flexible Human Services не зможе розглянути вашу заявку або зробити вам пропозицію про працевлаштування.

Flexible Human Services також може обробляти персональні дані, якщо вважатиме це необхідним: (1) якщо ми визначимо, що відбулося порушення, для забезпечення дотримання наших прав або виконання контракту; (2) якщо ми визначимо, що така обробка необхідна для ідентифікації, зв'язку або вжиття юридичних заходів щодо прав та власності Flexible Human Services або його компаній-партнерів; (3) для забезпечення дотримання наших прав або захисту від несанкціонованого доступу до наших систем або іншого неправомірного використання наших послуг, продуктів або інших послуг (4) для дотримання законів, нормативних актів, судових постанов і повісток або аналогічних запитів на отримання державної інформації; (5) для забезпечення безпеки користувача та інших осіб; і (6) для допомоги в запобіганні шахрайству або слідчим діям, і все це в законних інтересах продовження комерційних операцій і захисту наших прав.

6. Особливі категорії персональних даних користувачів

Залежно від юрисдикції користувача і в межах, дозволених законом, ми також можемо збирати певні особливі категорії персональних даних (наприклад, інформацію, що стосується расового або етнічного походження, релігійних або філософських переконань, членства в профспілці, фізичного або психічного здоров'я або стану, сексуальної орієнтації, політичних поглядів, інвалідності та недієздатності, вагітності, приналежності до захищеної групи), якщо вони надані або розкриті користувачем або випливають із матеріалів заявки. Ми рекомендуємо не надавати Персональні дані, що підпадають під вищезазначені спеціальні категорії, якщо це не є необхідним для досягнення конкретної мети (в такому випадку див. нижче). У юрисдикціях, де ми збираємо особливі категорії персональних даних і де необхідна підстава для їх обробки, ми обробляємо такі дані, виходячи з необхідності дотримання юридичного зобов'язання або прямої згоди користувача.

У цьому контексті ми можемо обробляти спеціальні категорії Персональних даних, коли це необхідно для дотримання наших юридичних зобов'язань у сфері зайнятості (наприклад, для забезпечення дотримання Flexible Human Services трудового законодавства щодо працевлаштування людей з обмеженими можливостями тощо), для забезпечення змістовного моніторингу та звітності щодо рівних можливостей, для забезпечення дотримання інших застосовних законодавчих або нормативних вимог.

Крім того, ми можемо обробляти певні категорії персональних даних, щоб оцінити необхідність внесення обґрунтованих змін під час процесу набору персоналу, наприклад, чи потрібні зміни для того, щоб наші кандидати могли подати заявку на роботу на Flexible Human Services, взяти участь в онлайн/телефонному оцінюванні, відвідувати співбесіди/оціночні центри та підготуватися до роботи на Flexible Human Services (у разі успіху).

У межах, дозволених чинним законодавством, Flexible Human Services може обробляти спеціальні категорії персональних даних з метою сприяння різноманітності та інклюзивності. Це може включати визначення статі, расового чи етнічного походження заявника з матеріалів заявки на роботу.

▪ Інформувати користувачів про наші послуги; та
▪ Зробити вам пропозицію;

  • Познайомити вас з нашими клієнтами.
  • інші компанії Flexible Human Services,
  • клієнти компаній Flexible Human Services (компанії, які користуються послугами Flexible Human Services, наприклад, компанії, в яких ви будете працювати, якщо вам запропонують роботу),
  • постачальники (наприклад, рекрутингові агентства, постачальники ІТ-послуг та інші постачальники послуг),
  • особи, яких ви згадували в якості рекомендацій, або особи, які рекомендували вас на посаду,
  • іншим компаніям у зв'язку зі злиттям, продажем, створенням спільного підприємства, передачею, переуступкою або іншим відчуженням всього або частини нашого бізнесу, активів або акцій (у тому числі у зв'язку з банкрутством або аналогічною процедурою),
  • правоохоронним або державним органам з метою виконання законів, нормативних актів, судових рішень, повісток до суду та інших подібних запитів.

7. Інформація про судимості

Якщо ми хочемо запропонувати вам конкретну посаду, ми можемо обробляти інформацію про вашу судимість, якщо цього вимагає закон та/або в межах, дозволених чинним законодавством.

8. Обмін даними

Flexible Human Services ніколи не продаватиме ваші персональні дані третім особам. Flexible Human Services передаватиме ваші персональні дані третім особам лише в тому випадку, якщо ми зобов'язані це зробити за договором або законом, або якщо це необхідно для надання або реклами наших послуг, наприклад

  • Інформувати користувачів про наші послуги; і
  • Щоб зробити вам пропозицію;
  • Познайомити вас з нашими клієнтами.

Ми уклали письмові угоди з цими організаціями (де це можливо і необхідно) щодо обробки та безпеки персональних даних, а також щодо обмеження використання ваших персональних даних тими цілями, для яких вони були надані.

Персональні дані користувача можуть бути передані іншим сторонам, наприклад, за необхідності, на підставі службової необхідності:

  • інші компанії Flexible Human Services,
  • клієнти компаній Flexible Human Services (компанії, які користуються послугами Flexible Human Services Work Force, наприклад, компанії, в яких ви будете працювати, якщо вам запропонують роботу),
  • постачальники (наприклад, рекрутингові агентства, постачальники ІТ-послуг та інші постачальники послуг),
  • особи, яких ви згадували в якості рекомендацій, або особи, які рекомендували вас на посаду,
  • іншим компаніям у зв'язку зі злиттям, продажем, створенням спільного підприємства, передачею, переуступкою або іншим відчуженням всього або частини нашого бізнесу, активів або акцій (у тому числі у зв'язку з банкрутством або аналогічною процедурою),
  • правоохоронним або державним органам з метою виконання законів, нормативних актів, судових рішень, повісток до суду та інших подібних запитів.

Будь-яка передача ваших персональних даних за межі місцевої юрисдикції буде здійснюватися відповідно до чинного законодавства про захист даних. Зокрема, в контексті передачі персональних даних за межі Європейського Союзу (в межах або за межами Flexible Human Services ), така передача підлягає наступним відповідним заходам захисту даних відповідно до AVG:

a. коли Європейська Комісія прийняла рішення, що встановлює належний рівень захисту; або

b. Flexible Human Services , який експортує ваші персональні дані, забезпечив або забезпечує адекватні заходи захисту, включаючи стандартні положення про захист даних. Незважаючи на вищезазначене, передача даних на основі стандартних положень про захист даних супроводжується додатковими організаційними та технічними заходами для забезпечення належного рівня захисту ваших персональних даних.

9. Безпека даних

Flexible Human Services надає великого значення вашій конфіденційності. Тому ми вживаємо різних заходів, щоб запобігти втраті, крадіжці або іншому незаконному використанню ваших персональних даних. Там, де це необхідно, ми використовуємо зашифрований зв'язок і безпечні з'єднання. Ми також вживаємо необхідних заходів для фізичної та логістичної безпеки доступу. Заходи, що вживаються сайтом Flexible Human Services , постійно оцінюються і будуть змінюватися або доповнюватися в міру необхідності для підтримки належного рівня безпеки.

10. Зберігання даних

Ми не зберігаємо ваші персональні дані довше, ніж це необхідно для досягнення цілей, зазначених у цій заяві про конфіденційність, або коли ми повинні дотримуватися встановлених законодавством строків зберігання. Ми застосовуємо такі строки зберігання персональних даних, які ви надали нам у контексті працевлаштування. По-перше, ви завжди можете попросити нас видалити надані вами дані. Якщо ви цього не зробите, ми будемо зберігати ваші дані протягом певного періоду:

  • 1 місяць після реєстрації, якщо користувач надав згоду на використання його персональних даних виключно з метою вакансії, на яку він подав заявку, але не був прийнятий на роботу;
  • 1 рік після реєстрації, якщо користувач дав згоду на використання своїх персональних даних виключно з метою роботи, на яку він подав заявку і яку йому запропонували;
  • 1 рік після надання згоди на використання персональних даних для майбутніх рекрутингових кампаній; за винятком випадків, коли персональні дані необхідні для дотримання законних зобов'язань щодо їх зберігання, наприклад, у випадку податкових даних або документів, що посвідчують особу.

Якщо ви подали заявку на посаду співробітника (постійну посаду в самій організації Flexible Human Services ) і отримали відмову, Flexible Human Services зберігає деякі базові дані. Ми робимо це, виходячи з нашого законного інтересу. Flexible Human Services зберігає ці дані, щоб покращити процес набору персоналу в майбутньому. Ми зберігаємо ці дані до 2 років після завершення процесу набору. Якщо ви заперечуєте проти цього, ви можете попросити нас видалити ці дані. Про те, як скористатися своїм правом на заперечення проти обробки даних, дивіться в пункті 11. Всі інші персональні дані будуть видалені через 6 місяців після завершення процедури подання заявки, за винятком випадків, коли ви надали нам дозвіл на використання ваших персональних даних у майбутніх процедурах набору персоналу з метою зберігання ваших персональних даних протягом одного року після завершення процедури подання заявки. Ви можете відкликати цю згоду в будь-який час.

11. Поштова розсилка після працевлаштування

Після того, як ви приєднаєтесь до нас, ми будемо надсилати вам електронні листи на вказану вами адресу. Це робиться з метою нашого процесу адаптації. Ви можете відписатися від цієї розсилки в будь-який час.

12. Права користувачів відповідно до законодавства про захист даних

У межах, передбачених чинним законодавством про захист даних за місцем вашого проживання, ви можете мати на це право:

отримувати інформацію про цілі та способи обробки ваших Персональних даних
▪ запитувати доступ до ваших Персональних даних (зазвичай відомий як "запит на доступ до даних"). Це дозволить вам отримати копію ваших Персональних даних, які Flexible Human Services зберігає про вас
▪ вимагати оновлення або виправлення неповних або неточних Персональних даних
▪ заперечувати проти обробки ваших Персональних даних з причин, пов'язаних з вашою конкретною ситуацією, коли Flexible Human Services посилається на законні інтереси (або законні інтереси третьої сторони). У деяких випадках ми можемо продемонструвати, що у нас є вагомі законні причини для обробки ваших даних, які переважають ваші права та свободи
▪ вимагати обмеження обробки ваших Персональних даних. Таким чином, ви можете попросити Flexible Human Services припинити обробку ваших персональних даних, якщо застосовується одна з підстав, зазначених у ст. 17 AVG
▪ отримувати персональні дані, що стосуються вас і надані вами, у структурованому, загальнодоступному та машинозчитуваному форматі, а також передавати такі персональні дані іншому контролеру даних у випадках та в межах, визначених у ст. 20 AVG, якщо це застосовно
▪ вимагати видалення своїх Персональних даних, якщо застосовується одна з підстав, зазначених у ст. 17 AVG
▪ мати можливість у будь-який час відкликати свою згоду на обробку своїх Персональних даних та/або спеціальних категорій Персональних даних, незалежно від законності обробки на підставі згоди до її відкликання
▪ у будь-який час отримувати інформацію про третіх осіб, яким було передано дані про користувача.

Ви можете скористатися цими правами (а також будь-якими іншими правами, передбаченими чинним законодавством про захист даних), надіславши електронного листа на адресу контролера даних та відповідального за захист даних. Див. наступний розділ.

Flexible Human Services може попросити користувача надати певну інформацію для підтвердження його/її особи та надання користувачеві прав на доступ до його/її Персональних даних (або для здійснення інших прав). Це ще один належний захід безпеки, який гарантує, що персональні дані не будуть розкриті особам, які не мають права на такі дані.

Незалежно від адміністративних або судових засобів захисту, користувач також має право подати скаргу до компетентного наглядового органу, якщо він вважає, що обробка його/її даних порушує правила захисту даних.

13. Контактні дані володільця даних та відповідального за захист даних

Ви можете надіслати запит на доступ, виправлення, видалення, передачу ваших персональних даних або запит на відкликання вашої згоди чи заперечення проти обробки ваших персональних даних на адресу s.guijt@fhs.jobs.

Щоб переконатися, що запит на перевірку зроблено саме вами, ми просимо вас надіслати копію вашого документа, що посвідчує особу, разом із запитом. На цій копії зафарбуйте фотографію в паспорті, MRZ (машинозчитувану зону, смугу цифр внизу паспорта), номер паспорта та ідентифікаційний номер громадянина (BSN). Це робиться для захисту вашої конфіденційності. Ми відповімо на ваш запит якомога швидше, але не пізніше чотирьох тижнів.

Flexible Human Services також хоче повідомити вам, що у вас є можливість подати скаргу до національного регулятора, Управління з питань персональних даних. Ви можете зробити це за наступним посиланням: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Як ми захищаємо персональні дані

Flexible Human Services серйозно ставиться до захисту ваших даних і вживає відповідних заходів для протидії зловживанням, втраті, несанкціонованому доступу, небажаному розголошенню та несанкціонованій зміні. Якщо у вас склалося враження, що ваші дані не захищені належним чином або є ознаки зловживань, будь ласка, зв'яжіться з нашою службою підтримки клієнтів або через s.guijt@fhs.jobs

14. Виправлення та оновлення

Ми регулярно переглядаємо цю Заяву про конфіденційність. Ми можемо оновлювати цю Заяву про конфіденційність, щоб відобразити зміни в нашій політиці конфіденційності. Ми рекомендуємо вам періодично переглядати цю Заяву про конфіденційність для отримання останньої інформації про нашу політику конфіденційності.