Политика за поверителност при обработката на лични данни на кандидатите

Радваме се, че се интересувате от възможността да работите в Flexible Human Services в Нидерландия. Flexible Human Services BV и нейните филиали ( наричани заедно "Flexible Human Services") се ангажират да защитават поверителността и сигурността на вашите лични данни.

1. Каква е целта на този документ?

Настоящата политика за поверителност описва как Flexible Human Services събира и обработва Вашите лични данни, когато използвате някой от уебсайтовете Flexible Human Services и други свързани с работата уебсайтове на Flexible Human Services , към които има препратки на тези уебсайтове (всички заедно наричаме "Уебсайт"), когато изпращате своята автобиография, подавате или свързани материали на Flexible Human Services чрез други канали като кариерни изложения или електронна поща, както и когато по друг начин отправяте запитване за работа в Flexible Human Services или кандидатствате за работа в Flexible Human Services, в съответствие с Европейския общ регламент за защита на данните ("ОРЗД") и всички други приложими местни закони за защита на данните (наричани заедно"Регламенти за защита на данните").

Важно е да се запознаете с тази политика за поверителност, за да знаете как и защо Flexible Human Services използва вашата лична информация и какви са вашите права съгласно Регламента за защита на данните. Flexible Human Services е администратор на данни по отношение на обработката на вашите лични данни във връзка с уебсайта и свързаните бази данни и бек-енд системи, използвани за управление и поддържане на вашия профил на кандидат. Това означава, че Flexible Human Services е отговорен за определянето на целите и средствата за обработване на Вашите лични данни в тези системи. Ако кандидатствате за работа в друго дружество на Flexible Human Services, или ако влезете в контакт с друго дружество на Flexible Human Services чрез кандидатстване за работа, Вашите данни ще бъдат обработвани и от това друго дружество, което действа като съвместен администратор на Вашите лични данни, обработвани в контекста на Вашето кандидатстване и наемане на работа. За повече информация относно администратора/ите, дружествата в организацията Flexible Human Services , действащи като съвместни администратори, и данните за контакт с длъжностното лице по защита на данните вижте параграф 12 по-долу.

Уебсайтове Flexible Human Services

www.fhs.jobs
www.portal.fhs.jobs

2. Основни принципи за защита на данните

Flexible Human Services ще спазваме законодателството за защита на данните, което означава, че вашите данни:

  • ще бъдат използвани честно и прозрачно в съответствие със законодателството,
  • се събират само за важни цели, които Flexible Human Services ясно е обяснил на потребителя, като данните няма да бъдат използвани по начин, който противоречи на тези цели,
  • ще бъдат използвани правилно за целите, разкрити от Flexible Human Services , и използването им ще бъде ограничено изключително до тези цели,
  • ще бъдат точни и актуални,
  • се съхраняват само толкова дълго, колкото е необходимо за целите, за които Flexible Human Services е информирал потребителя,
  • се съхраняват по сигурен начин.

3. По какъв начин се събират личните данни на потребителите

Flexible Human Services събира лични данни от кандидатите чрез следните източници:

  • чрез Вас, потребителя на Уебсайта и/или кандидата, чрез Уебсайта или чрез други канали, които използвате за подаване на материали за кандидатстване (напр. по електронна поща или на кариерни изложения),
  • чрез трети страни, напр. агенции за набиране на персонал и вашите препоръки,
  • публично достъпни източници (напр. бизнес социални мрежи).

4. Видът информация, която Flexible Human Services съхранява за вас

Във връзка с Вашата кандидатура Flexible Human Services ще събира, съхранява и използва следните видове лични данни от Вас ("Лични данни"):

▪ Информация, свързана с използването на Уебсайта от Ваша страна, като например:

  • Вашият IP адрес,
  • Вашите данни за навигация в Уебсайта,
  • информация за браузъра и устройството на потребителя,
  • информация, събрана с помощта на бисквитки, пикселни маркери и други технологии,
  • информация за местоположението, определена чрез IP адреса на потребителя или други технологии за геолокация,
  • информация, която потребителят ни предоставя чрез Уебсайта,

▪ Вашата автобиография, включително информацията, която събираме от нея,

  • Вашата кандидатура на Flexible Human Services и друга информация, която предоставяте във връзка с кандидатурата си, както и информация, която предоставяте на Flexible Human Services като съдържание на Вашата кандидатура, автобиография и мотивационно писмо, включително Вашето име и фамилия, длъжност, адрес, телефонен номер, личен имейл адрес, дата на раждане, пол, трудова история, умения и квалификации,
  • всяка информация (включително резултати от проучвания или тестове), която предоставяте по време на кандидатстване, набиране на персонал, интервю или наемане на работа,
  • публично достъпна информация за вас в бизнес сайтове за социални мрежи (като LinkedIn или Indeed).

В зависимост от правното положение на потребителя може да събираме някои специални видове лични данни, включително расов/етнически произход или увреждане, както е описано по-долу в "Специални категории лични данни".

По време на процеса на кандидатстване ви питаме и за вашата националност. Това се налага по две причини:

  • Това е необходимо, за да се уверим, че сте от държава в Европейското икономическо пространство (ЕИП), в противен случай няма да можем да ви наемем.
  • За вашето благополучие. Това ни позволява да го вземем предвид, когато търсим подходяща работа. Като предлагаме работа и жилище там, където работят и живеят и наши сънародници. По този начин се води борба със самотата.

5. Цели и правно основание на обработката на данни

Събраните лични данни, свързани с потребителя, ще бъдат използвани за:

5.1 използване на функциите, предлагани на Уебсайта.

Предоставяме Ви достъп до функциите, предлагани от Уебсайта, включително възможността да преглеждате и кандидатствате за работа, да търсите работа и да получавате препоръки, които може да Ви интересуват, да научите повече за Flexible Human Services и да работите и да навигирате в Уебсайта. Flexible Human Services ще обработва Вашите лични данни въз основа на легитимния си интерес да поддържа и подобрява функционалността на Уебсайта, потребителското преживяване от взаимодействията и ефективността на програмата за човешки ресурси на Flexible Human Services, която ще бъде подходящо съобразена с Вашите интереси.

5.2 създаване на акаунт и кандидатстване за работа в Flexible Human Services.

Оценяваме уменията, квалификацията и пригодността ви за работата и позицията, за която кандидатствате, като създадете акаунта си и попълните профила си на кандидат. Можем частично да попълним предварително Вашия профил на кандидата, като използваме данни от подадената от Вас автобиография. Обработваме Вашите Лични данни, за да решим дали да се свържем с Вас, да Ви поканим на интервю или да предприемем други стъпки за набиране на персонал и наемане на работа. Ако решим да продължим да разглеждаме кандидатурата Ви или да Ви предложим позиция, може да Ви изпратим последващи съобщения и да съберем препоръки, преди да потвърдим наемането Ви на работа. Независимо от всякакви законови задължения, Flexible Human Services ще обработва Вашите Лични данни за горепосочените цели въз основа на съгласието, прието по Ваша молба в момента на създаване на Вашия профил и/или подаване на Вашата кандидатура или автобиография за позиция (т.е. приемане на Вашата молба за предприемане на стъпки, необходими за разглеждане или сключване на потенциален трудов договор с Вас). Непредоставянето на лична информация за тези цели може да доведе до невъзможност Flexible Human Services да разгледа Вашата кандидатура или да Ви направи предложение за работа.

5.3 определяне на най-подходящите кандидати и специалисти за дадена свободна длъжност.

Използваме автоматизирани системи или системи, базирани на изкуствен интелект, за анализиране на лични данни, събрани от нас от кандидати и други професионалисти, както и за вземане на решения въз основа на тези данни. Тази технология има за цел да намали значително времето, необходимо за определяне на това дали кандидатите са подходящи за предлаганите позиции. Извършваме този вид автоматизирана обработка, за да помогнем на специалистите по подбор на персонал да съпоставят профилите на кандидатите/професионалистите със свободните работни места, като предлагаме най-подходящите профили; по този начин решенията не се основават единствено на автоматизирана обработка. Flexible Human Services ще обработва Вашите лични данни въз основа на легитимния си интерес да подобри и повиши ефективността на своите процеси в областта на човешките ресурси. Непредоставянето на Лични данни за тези цели може да доведе до това, че Flexible Human Services няма да може да намери подходящи позиции за Вас или да Ви направи предложение за работа.

5.4 да ви информираме за свободни работни места, които отговарят на вашия профил.

Ще ви изпращаме имейли, за да ви информираме за свободни работни места, които може да представляват интерес за вас въз основа на вашия профил на кандидата. Flexible Human Services ще обработва личните ви данни за тази цел въз основа на вашето съгласие и можете да се отпишете от тази услуга по всяко време. Ако не предоставите Личните си данни, няма да получавате информация за нови свободни работни места в Flexible Human Services

5.5 други дейности, свързани с набирането на персонал и (ако ви бъде предложена позиция) наемането на работа.

Оценяваме вашите умения, квалификация и интереси във връзка с настоящите ни възможности; събираме публична информация за вас в социалните медии (напр. LinkedIn и други подобни уебсайтове); проверяваме данните ви и проверяваме вашите препоръки или извършваме проверка на миналото (ако е разрешено) в момента, в който ви бъде предложена работа; при поискване ви помагаме по въпроси, свързани с имиграцията или лицензирането; извършваме и други дейности, свързани с процесите на набиране на персонал или (ако ви бъде предложена позиция) с наемането на работа. Flexible Human Services ще обработваме Вашите Лични данни въз основа на Вашето искане преди сключване на трудов договор (т.е. ще предприемем необходимите стъпки по Ваше искане, за да оценим или сключим потенциален трудов договор), както и въз основа на нашия легитимен интерес да направим нашите процеси в областта на човешките ресурси по-ефективни. Непредоставянето на Лични данни за тези цели може да доведе до невъзможност Flexible Human Services да разгледа Вашата кандидатура или да Ви направи предложение за работа.

Flexible Human Services може също така да обработва Лични данни, ако сметне това за необходимо: (1) ако установим, че е извършено нарушение, за да наложим спазването на нашите права или да изпълним договор; (2) ако установим, че такова обработване е необходимо за идентифициране, установяване на контакт или предприемане на правни действия във връзка с правата и собствеността на Flexible Human Services или на неговите партньорски дружества; (3) за да наложим спазването на нашите права или да се защитим от неоторизиран достъп до нашите системи или друга злоупотреба с нашите услуги, продукти или други услуги (4) да спазваме закони, разпоредби, съдебни разпореждания и призовки или подобни правителствени искания за информация; (5) да гарантираме безопасността на потребителя и на други лица; и (6) да съдействаме за предотвратяване на измами или разследващи дейности, всичко това в легитимен интерес на продължаване на търговските операции и защита на нашите права.

6. Специални категории лични данни на потребителите

В зависимост от юрисдикцията на потребителя и до степента, позволена от закона, можем да събираме и някои специални категории лични данни (напр. информация, свързана с расов или етнически произход, религиозни или философски убеждения, членство в синдикати, физическо или психическо здраве или състояние, сексуална ориентация, политически възгледи, увреждане и неспособност, бременност, принадлежност към защитена група), ако са предоставени или разкрити от потребителя или могат да бъдат извлечени от материалите за кандидатстване. Препоръчваме да не предоставяте Лични данни, попадащи в горепосочените специални категории, освен ако това не е необходимо за постигане на конкретна цел (в такъв случай вижте по-долу). В юрисдикциите, в които събираме специални категории Лични данни и в които се изисква основание за обработване, обработваме такива данни въз основа на необходимостта да спазим правно задължение или изричното съгласие на потребителя.

В този контекст можем да обработваме специални категории Лични данни, когато това е необходимо, за да спазваме правните си задължения в областта на заетостта (например, за да гарантираме спазването от страна на Flexible Human Services на трудовото законодателство относно наемането на хора с увреждания и т.н.), за да осигурим смислен мониторинг и докладване относно равните възможности, за да гарантираме спазването на други приложими правни или регулаторни изисквания.

Освен това може да обработваме конкретни категории лични данни, за да преценим необходимостта от извършване на разумни корекции по време на процеса на набиране на персонал, напр. дали са необходими корекции, за да могат нашите кандидати да кандидатстват за работа в Flexible Human Services, да участват в онлайн/телефонни оценки, да присъстват на интервюта/центрове за оценка и да се подготвят да се присъединят към Flexible Human Services (ако бъдат одобрени).

До степента, разрешена от приложимото законодателство, Flexible Human Services може да обработва специални категории Лични данни, за да насърчава целите на разнообразието и приобщаването. Това може да включва извличане на информация за пола, расовия или етническия произход на кандидата от материалите за кандидатстване за работа.

▪ За да информираме потребителите за нашите услуги; и
▪ За да ви отправим предложение;

  • За да ви представим на нашите клиенти.
  • други компании от Flexible Human Services,
  • клиенти на компаниите на Flexible Human Services (компании, които ползват услугите на Flexible Human Services, напр. компаниите, в които ще работите, ако ви бъде предложена работа),
  • доставчици (напр. агенции за набиране на персонал, доставчици на ИТ услуги и други доставчици на услуги),
  • лица, посочени от вас като препоръки, или лица, които са ви препоръчали за дадена позиция,
  • други компании във връзка със сливане, продажба, съвместно предприятие, прехвърляне, преотстъпване или друго разпореждане с целия или част от нашия бизнес, активи или акции (включително във връзка с несъстоятелност или подобна процедура),
  • правоприлагащи или правителствени агенции с цел спазване на закони, разпоредби, съдебни заповеди, призовки и други подобни искания.

7. Информация за наказателни присъди

Ако желаем да ви предложим конкретна позиция, можем да обработим информация за вашето криминално досие, ако това се изисква по закон и/или доколкото е разрешено от приложимото законодателство.

8. Споделяне на данни

Flexible Human Services никога няма да продаде личните ви данни на трети страни. Flexible Human Services ще сподели личните ви данни с трети страни само ако сме задължени по договор или по закон да го направим, или ако това е необходимо за изпълнение или популяризиране на нашите услуги, напр:

  • За да информираме потребителите за нашите услуги; и
  • За да ви направи предложение;
  • За да ви представим на нашите клиенти.

Имаме писмени споразумения с тези организации (когато е възможно и необходимо) относно обработката и сигурността на личните данни и за ограничаване на използването на вашите лични данни до целите, за които са предоставени.

Личните данни на даден потребител могат да бъдат споделяни на принципа "необходимо е да се знае" с други страни, като например:

  • други компании от Flexible Human Services,
  • клиенти на компаниите на Flexible Human Services (компании, които използват услугите на Flexible Human Services Work Force, например компаниите, в които ще работите, ако ви бъде предложена работа),
  • доставчици (напр. агенции за набиране на персонал, доставчици на ИТ услуги и други доставчици на услуги),
  • лица, посочени от вас като препоръки, или лица, които са ви препоръчали за дадена позиция,
  • други компании във връзка със сливане, продажба, съвместно предприятие, прехвърляне, преотстъпване или друго разпореждане с целия или част от нашия бизнес, активи или акции (включително във връзка с несъстоятелност или подобна процедура),
  • правоприлагащи или правителствени агенции с цел спазване на закони, разпоредби, съдебни заповеди, призовки и други подобни искания.

Всяко прехвърляне на вашите лични данни извън местната юрисдикция ще се извършва в съответствие с приложимите закони за защита на данните. По-специално, в контекста на прехвърлянето на лични данни извън Европейския съюз (в рамките на или извън Flexible Human Services ), такива прехвърляния ще бъдат предмет на следните подходящи мерки за защита на данните в съответствие с AVG:

а. когато Европейската комисия е приела решение за установяване на адекватно ниво на защита; или

б. Flexible Human Services , който изнася вашите лични данни, е предвидил или предвижда адекватни мерки за защита, включително стандартни клаузи за защита на данните. Независимо от горното, предаването на данни въз основа на стандартни клаузи за защита на данните се придружава от допълнителни организационни и технически мерки, за да се осигури адекватно ниво на защита на Вашите лични данни.

9. Сигурност на данните

Flexible Human Services отдава голямо значение на неприкосновеността на личния ви живот. Затова предприемаме различни мерки, за да предотвратим загубата, кражбата или друго незаконно използване на вашите лични данни. Когато е необходимо, използваме криптирана комуникация и сигурни връзки. Предприемаме и необходимите мерки за физическа и логистична сигурност на достъпа. Мерките, предприети от Flexible Human Services , се оценяват постоянно и при необходимост ще бъдат изменяни или допълвани, за да се поддържа адекватно ниво на сигурност.

10. Съхранение на данни

Ние не съхраняваме вашите лични данни за по-дълъг период от време, отколкото е необходимо за постигане на целите, посочени в тази декларация за поверителност, или когато трябва да спазваме законоустановените срокове за съхранение. Прилагаме следните периоди на съхранение, когато става въпрос за личните данни, които сте ни предоставили в контекста на назначаването на работа. Първо, винаги можете да поискате от нас да изтрием предоставените от вас данни. Ако не го направите, ние ще запазим данните ви за период от:

  • 1 месец след регистрацията, ако потребителят е дал съгласието си за използване на личните му данни единствено за целите на свободната позиция, за която е кандидатствал и за която не е бил нает;
  • 1 година след регистрацията, ако потребителят се е съгласил личните му данни да бъдат използвани единствено за целите на работата, за която е кандидатствал и му е била предложена;
  • 1 година след даване на съгласие за използване на личните данни за бъдещи кампании за набиране на персонал; освен ако личните данни не са необходими за спазване на правно задължение за съхранение, като например в случай на данъчни данни или документи за самоличност.

Ако сте кандидатствали за позиция на служител (постоянна позиция в самата организация Flexible Human Services ) и сте получили отказ, Flexible Human Services запазва някои основни данни. Ние правим това въз основа на нашия легитимен интерес. Flexible Human Services запазва тези данни, за да подобри процеса на набиране на персонал в бъдеще. Съхраняваме тези данни до 2 години след приключване на процеса на набиране на персонал. Ако възразите срещу това, можете да поискате от нас да изтрием тези данни. Вижте параграф 11 за това как да упражните правото си на възражение срещу обработката на данни. Всички останали лични данни ще бъдат изтрити 6 месеца след приключване на процедурата за кандидатстване, освен ако не сте ни дали разрешение да използваме личните ви данни в бъдещи процедури за набиране на персонал с цел съхраняване на личните ви данни в продължение на една година след приключване на процедурата за кандидатстване. Можете да оттеглите това съгласие по всяко време.

11. Изпращане на писма след напускане на работа

След като се присъедините към нас, ще ви изпращаме имейли на посочения от вас имейл адрес. Това се прави за целите на нашия процес на въвеждане в системата. Възможно е да се отпишете от тази електронна поща по всяко време.

12. Права на потребителя съгласно разпоредбите за защита на данните

В степента, предвидена в действащите разпоредби за защита на данните по местоживеене, може да имате право на:

▪ да бъдете информирани за целите и методите на обработване на Вашите Лични данни
▪ да поискате достъп до Вашите Лични данни (известно като "искане за достъп до данни"). Това Ви позволява да получите копие от Вашите Лични данни, които Flexible Human Services съхранява за Вас
▪ да поискате да актуализирате или коригирате непълни или неточни Лични данни
▪ да възразите срещу обработването на Вашите Лични данни по причини, свързани с Вашата конкретна ситуация, когато Flexible Human Services се позовава на легитимни интереси (или тези на трета страна). В някои случаи можем да докажем, че имаме убедителни легитимни причини за обработване на Вашите данни, които имат предимство пред Вашите права и свободи
▪ да поискаме ограничаване на обработването на Вашите Лични данни. По този начин можете да поискате от Flexible Human Services да спре обработването на Вашите Лични данни, ако е налице някое от основанията, посочени в чл. 17 от AVG
▪ да получите Личните данни, свързани с Вас и предоставени от Вас, в структуриран, общодостъпен и пригоден за машинно четене формат, както и да прехвърлите тези Лични данни на друг администратор на данни, в случаите и в рамките на ограниченията, посочени в чл. 17, ал. 1 от AVG. 20 от ОРЗД, ако е приложимо
▪ да поискате изтриване на Вашите Лични данни, ако е приложимо някое от основанията, посочени в чл. 17 от ОРЗД
▪ да можете да оттеглите съгласието си за обработване на Вашите Лични данни и/или на специални категории Лични данни по всяко време, независимо от законосъобразността на обработването, основано на съгласието, преди то да бъде оттеглено
▪ да получите информация за трети страни, с които са били споделени данните на потребителя, по всяко време.

Можете да упражните тези права (както и всички други права, предвидени в приложимото законодателство за защита на данните), като изпратите имейл до администратора на данни и длъжностното лице по защита на данните. Вижте следващото заглавие.

Flexible Human Services може да поиска от потребителя определена информация, за да потвърди самоличността му и да му предостави права за достъп до неговите Лични данни (или да упражни други права). Това е друга подходяща мярка за сигурност, за да се гарантира, че Личните данни не се разкриват на лица, които нямат право на такива данни.

Независимо от административните или съдебните средства за защита, потребителят има право да подаде жалба до компетентния надзорен орган, ако счита, че обработката на неговите данни нарушава разпоредбите за защита на данните.

13. Данни за контакт на администратора на данни и на длъжностното лице по защита на данните

Можете да изпратите искане за преглед, коригиране, изтриване, прехвърляне на личните ви данни или искане за оттегляне на съгласието ви или възражение срещу обработката на личните ви данни на адрес s.guijt@fhs.jobs.

За да гарантираме, че искането за достъп е направено от Вас, Ви молим да изпратите копие от Вашето доказателство за самоличност с искането. В това копие направете паспортната си снимка, MRZ (машинно четима зона, лентата с номера в долната част на паспорта), номера на паспорта и номера на гражданската служба (BSN) черни. Това е, за да защитите поверителността си. Ще отговорим на Вашето искане възможно най-скоро, но в рамките на четири седмици.

Flexible Human Services бихме искали също така да отбележим, че имате възможност да подадете жалба до националния регулаторен орган - Органа за защита на личните данни. Можете да направите това чрез следния линк: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Как защитаваме личните данни

Flexible Human Services се отнася сериозно към защитата на вашите данни и предприема подходящи мерки срещу злоупотреба, загуба, неоторизиран достъп, нежелано разкриване и неоторизирана промяна. Ако имате впечатлението, че данните ви не са правилно защитени или има признаци за злоупотреба, моля, свържете се с нашата служба за обслужване на клиенти или чрез s.guijt@fhs.jobs

14. Ревизии и актуализации

Редовно преразглеждаме тази Декларация за поверителност. Може да актуализираме тази Декларация за поверителност, за да отразим промените в нашите практики за поверителност. Препоръчваме ви периодично да преглеждате тази Декларация за поверителност, за да получите най-новата информация за нашите практики за поверителност.